ปฏิบัติการในโรงพยาบาล - จากมุมมองของผู้บริหาร
ตอนที่ 93 : หน้าที่สำคัญของแฟ้มผู้ป่วย

  • โดย ดร. วิทยา มานะวาณิชเจริญ
  • 17 พฤศจิกายน 2556
  • Tweet

แฟ้มผู้ป่วยทำหน้าที่สำคัญ 2 ประการ คือการสรุปข้อมูล (Abstracting) และการลงรหัส (Coding) ซึ่งอาจแยกเป็น 2 กระบวนการในโรงพยาบาลขนาดใหญ่ หรือเป็นกระบวนการเดียวกันในโรงพยาบาลขนาดเล็ก การสรุปข้อมูลเป็นกระบวนการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากแฟ้มผู้ป่วย แล้วคีย์เข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดทำรายงาน

แฟ้มประวัติที่ใช้บ่อย จะเก็บอยู่ใน “จานขับเคลื่อน” (Disk drive) ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ง่ายต่อการเข้าถึง การเก็บข้อมูลในรูปอิเล็กทรอนิกส์ที่มีแนวโน้มของต้นทุนลดลงเรื่อยๆ และความต้องการใช้ข้อมูลที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เช่นกัน จะทำให้แฟ้มผู้ป่วยอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic health records : EHR) เป็นที่นิยมแพร่หลาย การสร้าง เข้าถึง เปลี่ยนแปลงแก้ไข (ทั้งเพิ่มเติม และลบออก) ตลอดจนการพิมพ์ข้อมูลจะได้รับการบันทึกที่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ (Audit log)

ในอดีต การลงรหัสใช้เพื่อบ่งชี้สาเหตุของการตายในใบมรณบัตร แต่ปัจจุบันการลงรหัสยังใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการขอเบิกจ่าย (Reimbursement claims) จากบริษัท/องค์กรประกันสุขภาพ การวัดระดับคุณภาพ การวิจัย และการกำหนดนโยบายเกี่ยวกับสุขภาพและการขอเบิกจ่าย ในประเทศไทย ผู้ลงรหัสมักจบการศึกษาระดับปริญญาตรี สาขาวิชาสถิติ

แต่ในสหรัฐอเมริกา ผู้ลงรหัสเป็นนักวิชาชีพผู้มีประสบการณ์ และได้รับการฝึกอบรมจนเชี่ยวชาญในการกำหนดหมายเลขอย่างถูกต้องแม่นยำ ตามแนวทางของรัฐบาลและผู้จ่ายค่าประกันสุขภาพ ภายใต้การกำกับดูแลของ สมาคมอเมริกันการบริหารสารสนเทศสุขภาพ (American Health Information Management Association) และสถาบันอเมริกันนักวิชาชีพลงรหัส (American Academy of Professional Coders) ผู้ออกใบอนุญาตประกอบวิชาชีพนี้

ผู้ทำงานบกพร่องในการลงรหัส อาจมีผลกระทบในทางลบต่อโรงพยาบาล เพราะอาจถูกกล่าวหาว่ามีเจตนาทุจริตในการเบิกจ่ายเกินความจริง หรือการรับผลประโยชย์ที่มิควรได้ บริษัท/องค์กรประกันสุขภาพมีการตรวจสอบและเฝ้าติดตามในการ “ขุดเหมืองข้อมูล” (Data mine) จากฐานข้อมูลของผู้ป่วยที่ขอเบิกจ่าย จำนวนนับล้านๆ คนทั่วประเทศ

เวชระเบียนยังรับผิดชอบต่อการสร้างมาตรการควบคุม เพื่อให้มั่นใจว่า สามารถใช้แฟ้มผู้ป่วยได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีการเก็บรักษาอย่างดี และสามารถเข้าถึงได้โดย ผู้มีสิทธิ์หรือได้รับอนุญาตเท่านั้น ในทางกายภาพ แฟ้มผู้ป่วยในรูปแบบของกระดาษ จะเก็บไว้บนหิ้งในห้องชั้นใต้ดินของโรงพยาบาลส่วนใหญ่ เนื่องจากน้ำหนักของกระดาษ

เสมียนเวชระเบียนทำหน้าที่ดึงแฟ้มผู้ป่วยจากหิ้งเมื่อมีการร้องขอ แล้ววางแผ่นส่งออก (Out-guide) ที่ระบุว่า ได้ถูกนำไปจ่ายแจกยังหน่วยงานที่ร้องขอ จนกว่าจะได้คืนมา แฟ้มผู้ป่วยจะเก็บไว้ในที่มั่นคงปลอดภัย (Secure) เพื่อจำกัดการเข้าถึงของข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการพิทักษ์ (Protected Health Information : PHI) และเนื่องจากโรงพยาบาลส่วนใหญ่ไม่มีห้องเก็บแฟ้มผู้ป่วยเพียงพอ จึงต้องทำลายทิ้งเมื่อถึงกำหนด 10 ปี หรือถ่ายภาพ (Scan) เก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์แทน

ผมขอเชิญชวนคุณผู้อ่านให้ (1) เขียนมาสอบถามเนื้อหาที่มีข้อสงสัย เพื่อความกระจ่างขึ้น (2) ชี้แนะข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือสิ่งขาดตกบกพร่อง เพื่อการแก้ไขให้ถูกต้อง (3) แสดงความคิดเห็นในแต่ละตอน ทั้งติและชม เพื่อการปรับปรุงให้ดีขึ้น และ (4) แบ่งปันความรู้และประสบการณ์ของคุณผู้อ่าน เพื่อประโยชน์ต่อสาธารณชนร่วมกัน ครับ

แหล่งข้อมูล:

  1. Griffin, Donald J. (2012). Hospitals : What They Are and How They Work (4th Ed). Sudbury, MA : Jones & Bartlett Learning.
  2. ประสบการณ์จากเครือโรงพยาบาลกรุงเทพ กลุ่มโรงพยาบาลพญาไท โรงพยาบาลประสานมิตร (มูลนิธิสมาคมปราบวัณโรคแห่งประเทศไทย) และศูนย์การแพทย์สมเด็จพระเทพรัตน์ (โรงพยาบาลรามาธิบดี)
  3. Nutritionist - http://en.wikipedia.org/wiki/Nutritionist