ปฏิบัติการในโรงพยาบาล - จากมุมมองของผู้บริหาร
ตอนที่ 95 : กระบวนการสายโซ่อุปทาน

  • โดย ดร. วิทยา มานะวาณิชเจริญ
  • 27 พฤศจิกายน 2556
  • Tweet

การรวมศูนย์การจัดซื้อจัดจ้าง (Centralized procurement) หมายถึงกิจกรรมจัดซื้อจัดจ้างทุกอย่างทั่วทั้งโรงพยาบาล จะต้องผ่านแผนกเดียว วิธีการนี้สามารถนำไปสู่ปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพ และการควบคุมต้นทุนในโรงพยาบาลที่รัดกุม การประหยัดจากการรวบรวมความต้องการของทุกแผนกในโรงพยาบาลไว้ ณ ที่เดียว และการลดจำนวนบุคลากรที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ ช่วยเพิ่มความแข็งแกร่งของแผนกจัดซื้อจัดจ้าง และดำเนินนโยบายที่ชัดเจน

ในสหรัฐอเมริกา แนวความคิดของการรวมตัวเป็นกลุ่มในการจัดซื้อจัดจ้าง (Group Purchasing) ในบรรดาโรงพยาบาล [ทั้งรัฐและเอกชน] ด้วยกัน ได้มีการนำไปปฏิบัติมานานแล้ว หลังจากที่ได้มีการทดลองความร่วมมือหลากหลายแบบ เพื่อลดต้นทุนร่วมกัน [ผ่านอำนาจต่อรองผู้ขายให้ได้ส่วนลดปริมาณ (Volume discounts) สูง]

หลังจากการสั่งซื้อและสินค้ามาถึงแล้ว แผนกรับสินค้าซึ่งอาจเป็นหน่วยงานอิสระ หรือขึ้นอยู่กับแผนกจัดซื้อจัดจ้าง จะตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนและประเภทของสินค้า สภาพสินค้า [ซึ่งอาจชำรุดจากโรงงานผลิต หรือระหว่างขนส่ง] ก่อนลงนามรับของ แล้วแจ้งยังแผนกบัญชี ซึ่งจะรับผิดชอบในการจัดทำตารางการจ่ายเงินให้ผู้ขาย (Vendor/Supplier)

แผนกคลังสินค้า มีหน้าที่เก็บรักษาสินค้าให้อยู่ในสภาพดี [อาทิ การวางบนชั้นหิ้งที่มีระเบียบ มีรหัสสินค้าแต่ละตัวและชนิด การควบคุมอุณหภูมิของยาและเวชภัณฑ์แต่ละประเภท การเก็บยาเสพติดและวัตถุออกฤทธิ์ต่อจิตประสาท ตามข้อกำหนดของคณะกรรมการอาหารและยา กระทรวงสาธารณสุข การดูแลสภาพแวดล้อมให้สะอาด มีระบบการถ่ายเทอากาศที่เหมาะสม และความมั่นคง (Security) ที่เชื่อถือได้ เพราะสินค้าในคลังเป็นทรัพย์สินที่มีมูลค่ารวมค่อนข้างสูง]

แผนกควบคุมสินค้าคงคลัง ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ต่างๆ ในการลดระดับสินค้าคงคลังให้ต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่มิให้สินค้าขาดสต๊อค เหตุผลก็คือ เงินทุนที่จมอยู่ในสินค้าคงคลังมีต้นทุนที่คิดเป็นอัตราดอกเบี้ยอยู่ ดังนั้น หากสามารถลดระดับสินค้าคงคลังลงได้เท่าไร นอกจากจะเป็นการประหยัดเงินทุนและดอกเบี้ย แล้วยังประหยัดเนื้อที่เก็บสต๊อคไปในตัว

[ปฏิบัติการของโรงพยาบาลในประเทศไทย มักรวมการจัดซื้อจัด และการควบคุมสินค้าคงลัง ให้อยู่ในแผนกเดียว อาทิ การซื้อยาและการควบคุมยาคงคลังอยู่ภายใต้ฝ่ายเภสัชกรรม ซึ่งไม่ถูกต้องตามหลักควบคุมภายในที่ดี ควรแยกจากกัน]

แผนกจัดขนจัดส่ง (Logistics) พร้อมที่จะจัดส่งไปตามหน่วยงานผู้ใช้ ผ่านการขอเบิก (Requisition) ที่กำหนดปริมาณ เวลา และวิธีการจัดส่ง หรือระบบเกณฑ์สมดุล (Par-level) [ระดับมาตรฐานที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า โดยดูจากอัตราการใช้] ที่มีการนับสต๊อคในหน่วยงานผู้ใช้ แล้วเขียนใบเบิกตามจำนวนที่พร่องไปจากระดับมาตรฐานดังกล่าว

วิธีการที่พัฒนาไปจากระบบเกณฑ์สมดุล ก็คือการจัดส่งสินค้าให้อยู่ในรถเข็นแลกเปลี่ยน (Exchange cart) แล้วนำไปส่งยังหน่วยงานผู้ใช้ ตามตารางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อไปเติมสินค้าที่พร่องไปในหน่วยงานผู้ใช้ แล้วนำรถเข็นดังกล่าวกลับมาแลกเปลี่ยนที่คลังสินค้ากับรถเข็นคันใหม่ที่บรรจุสินค้าเต็มคันรถ

ผมขอเชิญชวนคุณผู้อ่านให้ (1) เขียนมาสอบถามเนื้อหาที่มีข้อสงสัย เพื่อความกระจ่างขึ้น (2) ชี้แนะข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือสิ่งขาดตกบกพร่อง เพื่อการแก้ไขให้ถูกต้อง (3) แสดงความคิดเห็นในแต่ละตอน ทั้งติและชม เพื่อการปรับปรุงให้ดีขึ้น และ (4) แบ่งปันความรู้และประสบการณ์ของคุณผู้อ่าน เพื่อประโยชน์ต่อสาธารณชนร่วมกัน ครับ

แหล่งข้อมูล:

  1. Griffin, Donald J. (2012). Hospitals : What They Are and How They Work (4th Ed). Sudbury, MA : Jones & Bartlett Learning.
  2. ประสบการณ์จากเครือโรงพยาบาลกรุงเทพ กลุ่มโรงพยาบาลพญาไท โรงพยาบาลประสานมิตร (มูลนิธิสมาคมปราบวัณโรคแห่งประเทศไทย) และศูนย์การแพทย์สมเด็จพระเทพรัตน์ (โรงพยาบาลรามาธิบดี)